Triagem de currículos: o passo a passo para PME, com planilha de pontuação

Você abriu uma vaga de auxiliar administrativo na sexta. Na segunda tem 300 currículos espalhados entre e-mail, WhatsApp e o portal onde anunciou. A tentação é abrir um por um no fim do dia, olhar a foto, o último emprego, a formatação, e ir separando "sim" e "não" no feeling.

Esse método tem dois problemas. É lento: a 1 minuto por currículo, 300 currículos são 5 horas de leitura. E é ruim: sem critério escrito, você avalia o que salta aos olhos, não o que prevê desempenho. Um estudo de rastreamento ocular da Ladders, de 2018, mediu que recrutadores gastam em média 7,4 segundos na primeira olhada de um currículo, e que layout limpo, com seções e títulos claros, prende mais a atenção. Ou seja: na primeira passada, quem decide muitas vezes é o design do PDF.

A saída é simples e não exige RH: decidir os critérios antes de abrir o primeiro arquivo, ler em duas passadas e registrar uma nota com motivo. O passo a passo abaixo funciona com uma planilha e cabe numa tarde.

Passo 1: centralize tudo num lugar só

Antes de ler, junte. Currículo que chega por WhatsApp fica perdido no meio de conversas, e o bom candidato é justamente o que some.

• Crie um e-mail ou formulário só para a vaga (ex.: vagas@suaempresa.com.br, ou um formulário com nome, telefone, e-mail e anexo).
• Quem mandar por outro canal recebe uma resposta-padrão com o link: "Para concorrer, envie por aqui: [link]. Assim todos os currículos são lidos do mesmo jeito."
• Dê um prazo de inscrição. Uma vaga aberta para sempre gera triagem para sempre.

Se você coleta currículos, está tratando dados pessoais. Isso tem regras, inclusive sobre o que pedir e quanto tempo guardar. Detalhamos em IA na triagem de currículos e LGPD.

Passo 2: escreva os critérios antes de ler

Aqui está 80% do resultado. Pegue a descrição da vaga (se ela não existe ou é vaga, comece pelo nosso modelo de descrição de vaga) e separe dois tipos de critério.

Critérios eliminatórios (sim ou não)

São as condições sem as quais a pessoa não consegue fazer o trabalho. Devem ser poucos, objetivos e verificáveis no currículo:

• Registro ou habilitação que a função exige por lei ou na prática (CNH na categoria do veículo para motorista, registro no conselho profissional para técnico de enfermagem, por exemplo).
• Disponibilidade para a jornada e o local (se a vaga é presencial no centro de Campinas, das 8h às 17h48, a pessoa precisa poder estar lá).
• Uma habilidade que não dá para aprender nas primeiras semanas (ex.: inglês fluente para atender clientes no exterior).

Dois cuidados legais aqui:

1. Tempo de experiência tem teto. O art. 442-A da CLT diz que o empregador não exigirá do candidato comprovação de experiência prévia por tempo superior a 6 meses no mesmo tipo de atividade. "Mínimo de 3 anos de experiência" como eliminatório bate de frente com essa regra.
2. Idade, sexo, cor, estado civil e situação familiar não são critério. A Constituição (art. 7º, XXX), a CLT (art. 373-A) e a Lei 9.029/1995 proíbem critério de admissão por esses motivos. Mais abaixo tem a lista completa do que fica de fora.

Critérios classificatórios (nota de 0 a 3)

São o que separa o bom do ótimo. Escolha de 3 a 5, ligados ao que a pessoa vai fazer no dia a dia, e dê um peso a cada um.

Uma escolha que muda o jogo: pontue o que a pessoa fez, não quantos anos ela fez. A maior revisão recente de pesquisas sobre seleção de pessoal (Sackett e colegas, Journal of Applied Psychology, 2022) estimou a validade de cada método para prever desempenho no trabalho. Anos de experiência ficaram com 0,07, perto de zero. Testes de amostra de trabalho ficaram com 0,33 e entrevistas estruturadas, com 0,42, no topo da lista. Dez anos fazendo a mesma coisa mal não valem mais que dois anos fazendo a coisa certa.

Na prática, troque "experiência em departamento financeiro" por "já fez contas a pagar e conciliação bancária".

Passo 3: monte a régua de pontuação

Para cada critério classificatório, defina o que vale 0, 1, 2 e 3. Sem isso, o "2" de segunda-feira de manhã vira o "3" de sexta à tarde.

Exemplo para uma vaga de auxiliar administrativo numa distribuidora de 25 pessoas:

A nota final é a soma de nota × peso. Nesse exemplo, o máximo é 3×3 + 3×2 + 3×2 + 3×1 = 24 pontos.

Note o que não está na régua: faculdade, idade, bairro, foto, "boa apresentação" do currículo. Se a vaga exigisse formação específica, ela entraria como eliminatório, não como nota.

Passo 4: primeira passada, só os eliminatórios

Abra cada currículo e responda apenas: passa nos eliminatórios? Sim, não ou não dá para saber.

• Leva de 15 a 30 segundos por currículo, porque você procura duas ou três informações específicas.
• "Não dá para saber" não é "não". Se o currículo não diz se a pessoa tem CNH, ela vai para uma lista de dúvida e recebe uma mensagem curta perguntando.

Num volume típico, a primeira passada corta muita gente: quem mandou currículo para qualquer vaga, quem mora em outro estado sem disponibilidade de mudança, quem não tem a habilitação exigida. Com 300 currículos a 20 segundos cada, são cerca de 1 hora e 40 minutos.

Passo 5: segunda passada, nota e motivo

Para quem passou, aplique a régua e escreva uma linha de motivo. A linha de motivo serve para três coisas: obrigar você a justificar a nota, lembrar de quem é quem na hora da entrevista, e ter registro caso alguém questione por que não foi chamado.

Exemplo de planilha preenchida (máximo 24 pontos):

Ordene pelo total. Os 8 a 10 primeiros vão para a próxima etapa.

Passo 6: triagem por telefone de 10 minutos

Antes de marcar entrevista presencial de uma hora, uma ligação de 10 minutos com os 8 a 10 primeiros confirma o básico e corta mais dois ou três. Faça as mesmas perguntas, na mesma ordem, para todos:

1. "Você viu que a vaga é presencial, de segunda a sexta, das 8h às 17h48, no centro. Isso funciona para você?"
2. "O salário é de R$ [valor] mais [benefícios]. Está dentro do que você procura?"
3. "No seu currículo você cita [atividade da régua]. Me conta rapidamente como era isso no dia a dia."
4. "Se fosse chamado, quando poderia começar?"
5. "Tem alguma pergunta sobre a vaga?"

A pergunta 3 é a que mais separa. Quem fez de verdade descreve com detalhe (qual sistema, quantos lançamentos por dia, o que dava errado). Quem enfeitou o currículo fica no genérico.

Os aprovados vão para a entrevista estruturada. Montamos um roteiro completo em Perguntas para entrevista de emprego.

Passo 7: responda todo mundo

Leva 5 minutos com uma mensagem-padrão e protege a reputação da empresa na cidade, onde candidato, cliente e fornecedor muitas vezes são as mesmas pessoas.

Olá, [nome]. Obrigado por se candidatar à vaga de [cargo] na [empresa]. Neste momento seguimos com outros candidatos cujo perfil está mais próximo do que a vaga pede. [Se for o caso: Com sua autorização, guardamos seu currículo por 6 meses para vagas parecidas; se preferir que ele seja apagado, é só responder esta mensagem.] Boa sorte na busca.

O que não pode entrar na triagem

A lista abaixo vem da Constituição, da CLT e da Lei 9.029/1995. Não use como critério, nem como desempate:

• Sexo, idade, cor, estado civil, situação familiar (CF, art. 7º, XXX; CLT, art. 373-A, II).
• Gravidez ou planos de ter filhos. A CLT proíbe recusar emprego por estado de gravidez (art. 373-A, II), e a Lei 9.029/1995 torna crime exigir teste, exame ou atestado de gravidez ou esterilização (art. 2º).
• Origem, raça, deficiência, reabilitação profissional (Lei 9.029/1995, art. 1º).
• Antecedentes criminais, na maioria das vagas. Em 2017, o TST fixou em recurso repetitivo que exigir certidão de antecedentes é ilegítimo e gera dano moral quando não se justifica por lei, pela natureza do ofício ou por grau especial de confiança. É legítimo, por exemplo, para empregados domésticos, cuidadores de crianças, idosos ou pessoas com deficiência, motoristas rodoviários de carga, bancários e quem lida com armas, substâncias tóxicas ou informações sigilosas.

Também vale cortar da sua cabeça o que a lei não lista, mas funciona como atalho para os itens acima: foto, "boa aparência", bairro onde mora, nome da escola. Se não está na régua, não pesa.

Erros comuns que descartam o melhor candidato

1. Começar a ler sem critério. Os primeiros 20 currículos viram a régua, e quem chegou no domingo é comparado com eles, não com a vaga.
2. Pedir 3 anos de experiência por hábito. Além do limite do art. 442-A da CLT, corta gente que aprendeu rápido e faz bem.
3. Pontuar formatação. Currículo bonito mede habilidade com Canva. Só pontue se a vaga for de design.
4. Deixar o "talvez" para depois. O "talvez" bom aceita outra proposta em uma semana. Mande a pergunta de dúvida no mesmo dia.
5. Ler 300 currículos de uma vez. Depois de duas horas, a atenção cai. Leia em blocos de 50, com intervalo, e confira se as notas do último bloco seguem a régua.
6. Triagem com uma pessoa só nas vagas-chave. Para cargo de confiança, peça a um sócio ou gestor que pontue às cegas os 10 primeiros com a mesma régua. Onde as notas divergem muito, a régua está ambígua.
7. Não guardar o motivo. Sem a linha de motivo, você não lembra por que chamou quem chamou, e não aprende para a próxima vaga.

Quanto tempo isso leva, na prática

Com a régua pronta, o processo para 300 currículos fica mais ou menos assim:

São números de exemplo para planejar a semana, não uma medição. O ganho real vem da régua: ela continua valendo na próxima vez que você abrir a mesma vaga.

A parte mais cansativa, ler cada currículo e aplicar a régua, é a que dá para delegar a uma ferramenta, desde que você continue definindo os critérios e tomando a decisão. É o que estamos construindo no Ubiquo Triagem: você descreve a vaga, a IA lê os currículos e devolve um ranking com o motivo de cada nota, e quem chama para entrevista é você.

Modelo para copiar

Cole numa planilha, uma linha por candidato:

Vaga: ____________________   Data de fechamento: __/__/____

ELIMINATÓRIOS (sim / não / dúvida)
E1: ______________________
E2: ______________________
E3: ______________________

CLASSIFICATÓRIOS (nota 0 a 3, com peso)
C1 (peso _): ______________  0 = ____ 1 = ____ 2 = ____ 3 = ____
C2 (peso _): ______________  0 = ____ 1 = ____ 2 = ____ 3 = ____
C3 (peso _): ______________  0 = ____ 1 = ____ 2 = ____ 3 = ____
C4 (peso _): ______________  0 = ____ 1 = ____ 2 = ____ 3 = ____

COLUNAS DA PLANILHA
Nome | Contato | Canal | E1 | E2 | E3 | C1 | C2 | C3 | C4 | Total | Motivo (1 linha) | Etapa | Resposta enviada?

Fontes

• Ladders: eye-tracking study, 2018, via HR Dive
• Sackett, Zhang, Berry e Lievens (2022). Revisiting meta-analytic estimates of validity in personnel selection. Journal of Applied Psychology, 107(11), 2040–2068 (tabela 3)
• SIOP: resumo dos resultados de Sackett et al. (2022)
• CLT (Decreto-Lei 5.452/1943), arts. 373-A e 442-A
• Constituição Federal, art. 7º, XXX
• Lei 9.029/1995 (práticas discriminatórias na admissão)
• TST, IRR 243000-58.2013.5.13.0023: teses sobre certidão de antecedentes criminais (Migalhas)